Soms gebeurt het dat je een aantal data in de agenda van meerdere mensen wilt plannen. In Outlook kan dat een vrij omslachtige bezigheid zijn. Ik gebruik regelmatig Excel en Outlook. Vandaar dat ik in Excel een macro heb geschreven die je in staat stelt om de data en tijden aan te geven, de verschillende deelnemers aan te geven en vervolgens met 1 druk op de knop de verschillende afspraken in de agenda’s van de verschillende deelnemers te plaatsen.
Wat kan je met de tool
Met behulp van Excel een lijst maken met daarin de afspraken incluis data, verplicht- en optioneel aanwezigen, opmerkingen en locaties en deze vervolgens met 1 druk op de knop te verzenden en plannen in alle outlook agenda’s van genodigden in laats van iedere afspraak individueel te moeten maken.
Handleiding
Met het Excel blad is het mogelijk om afspraken in Outlook te plannen en te verzenden.
Er wordt gebruik gemaakt van de volgende regels:
- als de duur van de afspraak is ingevuld, zal de eindtijd door Outlook zelf worden berekend;
- is het veld “Duur” leeg gelaten, dan zal Outlook de ingevulde eindtijd gebruiken als eindtijd van de afspraak;
- indien de velden Verplicht- en Optioneel aanwezigen leeg gelaten wordt, dan wordt er slechts een afspraak in de eigen agenda gezet;
- e-mail adressen van de Optioneel en Verplicht aanwezigen dienen te worden gescheiden met puntkomma (;);
- indien er geen waarde wordt gekozen voor Tijd Weergeven als, zal de tijd als Bezet worden weergegeven in de agenda;
- indien geen waarde wordt gegeven voor Herinnering in minuten, zal er en standaard herinnering van 60 minuten worden gegeven.
De is getest en werkt in zowel MS Office 2010 als MS Office 2013.
Downloaden
Het Excel template bestand is hier te downloaden: Planninghulpje downloaden
Het template is wel beveiligd, maar zonder wachtwoord, dus je kunt de beveiliging er zo afhalen en aanpassen naar je eigen wensen!
