Voor een migratie van email naar Exchange Online wordt vaak eerst gevraagd: “Wat gebruikt u nu voor uw email? POP3, IMAP of MAPI?” Dit artikel gaat wat dieper in op de verschillende email protocollen.

Bij email is steeds sprake van een interactie tussen een client pakket en een server waar de mailbox staat. Een client pakket is bijvoorbeeld Outlook of Thunderbird maar kan ook een webpagina zijn zoals de webpagina bij uw internet provider of Outlook Web Access.

Om deze interactie goed te laten verlopen wordt gebruik gemaakt van protocollen. Dit zijn sets van afspraken zodat de client en de server met elkaar kunnen communiceren. De meest gebruikte email protocollen voor het ontvangen van mail zijn: POP3, IMAP en MAPI. Voor het verzenden van email wordt gebruik gemaakt van het SMTP protocol. SMTP staat voor: Simple Mail Transfer Protocol

POP

POP, Post Office Protocol, werd ontworpen in de tijd dat de meeste gebruikers nog trage internetverbindingen hadden met een modem. Op het moment dat een gebruiker online gaat, kan met behulp van POP3 de mail naar de computer worden gehaald. Als de mail is opgehaald wordt deze vervolgens van de server afgehaald. De meeste mailpakketten bieden tegenwoordig ook de mogelijkheid om mail op de server te laten staan. In dat geval zullen de mails alleen worden verwijderd als deze ouder zijn dan een bepaald aantal dagen, of als de gebruiker de mail expliciet verwijdert. De mail die op de client computer staat wordt gezien als de “echte” mail. De mail die op de server staat wordt gezien als “Back-up”.

IMAP

Het nieuwere protocol IMAP staat voor:  Internet Message Access Protocol en is ontwikkeld op basis van het idee dat de client zich in een “Altijd Aangesloten” staat bevindt. Het basisprincipe achter IMAP is dat de berichten op de server blijven staan in plaats dat deze (zoals bij POP3) worden gedownload naar de computer.

Het voordeel van IMAP is dat de mail op de server blijft staan en deze worden gelezen ook al zit de gebruiker niet achter zijn eigen computer. Hoewel de tegenwoordige mail clients die met IMAP kunnen werken ook de mogelijkheid hebben om mail te downloaden en net als in POP3 op de computer te zetten wordt bij IMAP de mail die op de server staat gezien als de “echte” mail en wordt de mail die op de computer staat gezien als back-up.

MAPI

Het Messaging Application Programming Interface protocol (kortweg MAPI) is een protocol dat ontwikkeld is door Microsoft. Dit protocol wordt door Microsoft producten als Exchange Server (of Exchange Online) gebruikt. Dit protocol biedt veel meer mogelijkheden dan de voorgaande protocollen. Net als bij IMAP wordt uitgegaan van het “Always connected” principe en blijft de mail op de server staan. De vorige protocollen waren puur en alleen voor e-mail verkeer bedoeld. Het MAPI protocol wordt bij gebruik met Outlook voor het mailverkeer, maar ook voor het agendaverkeer en contactpersonen verkeer gebruikt (delen van agenda’s, contactpersonen, etc.). Microsoft is de enige partij die dit protocol gebruikt.