Microsoft Flow
Microsoft heeft recent de service Microsoft Flow uitgebracht. Mogelijk bent u er al eens tegenaan gelopen in de ‘App launcher’ van de 365 web-omgeving.
Wat is Microsoft Flow
Microsoft Flow is een dienst die je in staat stelt om geautomatiseerd bepaalde acties uit te voeren. Het is – voor ingewijden – te vergelijken met bijv. regels in Outlook of Workflows op SharePoint.
Wat Flow bijzonder maakt is het feit dat de acties in verschillende – ook niet Microsoft – services en applicaties kunnen worden uitgevoerd. Een aantal voorbeelden:
- Zodra men een regel in een Excel tabel invoert, wordt deze als ‘lead’ aangemaakt in de CRM applicatie Salesforce.
- Een nieuw contact dat wordt aangemaakt in MailChimp wordt ook automatisch aangemaakt in je Outlook contacten.
- Alle e-mailbijlagen vanuit Outlook automatisch opslaan in OneDrive voor Bedrijven of SharePoint online.
Daarnaast kenmerkt Flow zich door het feit dat bovenstaande relatief gemakkelijk is in te stellen via een gebruiksvriendelijke web-based interface.
Andere interessante mogelijkheden
De hoeveelheid ondersteunde applicaties/services is immens en zodoende kunnen we natuurlijk niet alles behandelen. Een interessant voorbeeld is de dienst Muhimbi.
Deze service maakt het o.a. mogelijk om via Flow automatisch in OneDrive of SharePoint aangemaakte documenten om te zetten in PDF’s. Daarnaast kan dezelfde service zogenoemde ‘OCR’ loslaten op betreffende documenten, waarmee gescande tekst kopieer- en doorzoekbaar wordt.
Skype for Business MAC
Afgelopen voorjaar berichten wij al over het feit dat Microsoft bezig was met een nieuwe Skype for Business cliënt voor de MAC, welke op dat moment in preview was. Dit betrof destijds een gesloten preview waarbij de beschikbare cliënt sterk beperkte functionaliteiten had.
Nu beschikbaar
Dan nu het goede nieuws voor allen die nog Lync gebruiken op hun MAC. Sinds eind oktober is de Skype for Business on MAC client algemeen beschikbaar. Deze kan gedownload vanaf het 365 portal of vanaf de volgende site: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=54108.
Het is overigens niet mogelijk om Lync en Skype for Business op de MAC naast elkaar te gebruiken. Microsoft raadt dan ook aan om een ‘schone deïnstallatie’ van Lync uit te voeren alvorens de nieuwe Skype for Business te installeren.
Verschil moet er blijkbaar blijven
Hoewel deze Skype for Business MAC aardig ‘feature complete’ is, beschikt hij nog niet over alle functionaliteiten die de Windows versie heeft.
Onze verwachting is dat men hier in de praktijk weinig van zal merken, omdat de meest gebruikte features aanwezig zijn.
Terugroepactie Galaxy Note 7 financiële strop
Geplaagd toestel
Zoals sommigen mogelijk al eens hebben vernomen, is de release van Samungs ‘Galaxy Note 7’ niet zonder slag of stoot verlopen. Sterker nog, na enkele gevallen van ontploffende en ontbrandende accu’s is Samsung zelfs overgegaan tot een wereldwijde terugroepactie.
Ondertussen is het nog steeds niet duidelijk wat de oorzaak is van de problemen met deze ‘licht ontvlambare’ telefoons en zodoende is het toestel dan ook al enige tijd definitief van de markt. Er gaan momenteel zelfs geruchten over dat de ‘Galaxy Note 8’ is uitgesteld om eerst duidelijk te kunnen krijgen wat er met de ‘7’ mis was.
Financiële domper
Nu is gebleken dat de impact van dit euvel op de winst van Samsung niet gering is geweest. Waar men het 3e kwartaal van 2015 een 2,09 miljard winst wist te behalen is dat hetzelfde kwartaal dit jaar een 8,7 miljoen gebleken. 96 procent van het winstmarge is zo in rook (van ontbrande telefoons) opgegaan.
De verwachtingen zijn dat ook volgende jaar het bedrijf het moeilijk zal hebben. Het relaas met de Note 7 heeft namelijk een ferme deuk geslagen in het vertrouwen van de consument.
Microsoft’s ‘Teams’ nu in preview
Enige tijd geleden berichtten wij (zie ons ‘Skype Teams’ artikel) dat Microsoft bezig was met een nieuwe team-chat applicatie. Nu is de preview versie vrijgegeven. Daarmee heeft het ook zijn definitieve naam ‘Microsoft Teams’ gekregen.
Wat is ‘Microsoft Teams’?
Dit nieuwste onderdeel van de zakelijke 365 suite heeft als doel de communicatie met je collega’s te vergemakkelijken door één programma te bieden van waaruit men kan chatten, bellen, plannen, video-vergaderen en met bestanden kan werken.
Groot voordeel naast bovengenoemde is dat de chat in ‘Teams’ - in tegenstelling tot groepschats in ‘Skype for Business online’ - permanent bewaard blijven in de chats zelf. Hierdoor heb je altijd een overzicht van je gesprekshistorie bij de hand.
Voor wie is ‘Teams’ beschikbaar?
De preview is heden beschikbaar voor alle zakelijke Office 365 klanten. De verwachting is dat begin 2017 de software uit de preview fase komt en algemeen beschikbaar wordt.
Hoe gebruik ik Teams?
Omdat Teams nog in de preview-fase is, zal deze eerst door de beheerder moeten worden geactiveerd. Als dit is gebeurd, kan men ermee aan de slag.
Let wel, er is – in tegenstelling tot in onderstaande video – nog geen koppeling naar de app in de ‘app-launcher’ in het online 365 portal op het web. Wil je de app installeren ga je naar: https://teams.microsoft.com/downloads en wil je gebruik maken van de web app dan ga je naar: https://teams.microsoft.com. Er is tevens een app voor mobiele apparaten die in de respectievelijke appstores gedownload kan worden.
Voor degenen die geïnteresseerd zijn in de precieze mogelijkheden van de app en hoe deze te gebruiken hier een zeer informatieve video van het YouTube kanaal van ‘Microsoft Mechanics’:
SharePoint updates
Graag brengen wij u op de hoogte van enkele vernieuwingen in het Office 365 onderdeel SharePoint
De mobiele SharePoint app
In juni dit jaar werd voor iOS (iPhone/iPad) de ‘SharePoint app’ uitgebracht. Deze app is bedoeld om gemakkelijk op je telefoon bij je gegevens op SharePoint Teamsites te kunnen. Sinds kort kan de app ook worden gebruikt op zowel Android als Windows Phone 10 systemen. Voor meer informatie over installatie en gebruik kun je respectievelijk hier (voor Android) en hier (voor Win Phone 10) terecht. Let op: er is een Microsoft account nodig.
Nieuwe Feature ‘SharePoint News’
Microsoft heeft tegelijk met de SharePoint apps voor Android en Windows Phone de ‘SharePoint News’ feature aangekondigd. Zij die al gebruik maken van de huidige ‘newsfeed’ functionaliteit zullen bekend zijn met het concept: het betreft een feature om updates te plaatsen op bijv. de homepage van je SharePoint intranet.
Waar de nieuwe feature zich onderscheidt van de bekende ‘newsfeed’ is dat men gemakkelijk zaken als afbeeldingen, video’s en/of SharePoint documenten kan invoegen. Daarnaast komt dankzij de nieuwe look van SharePoint en geplande integratie met de SharePoint app deze News feature op alle apparaten even goed uit de verf.
Andere updates
Er zijn ook nog wat kleinere updates uitgebracht die de lay-out van SharePoint verder verbeteren. Denk hierbij aan nieuwe contact-kaarten als je op iemands naam gaat staan in SharePoint of OneDrive.
Al met al goed om te zien dat Microsoft SharePoint alle aandacht geeft die het verdient.
Toch nog papierloos werken?
Al ruim 40 jaar geleden orakelde men over ‘het papierloze kantoor’. Sommigen uitten zelfs de verwachting dat tegen 1990 er nagenoeg geen papier meer zou worden gebruikt.
De realiteit
Ook nu nog is het papier razend populair. Er is uitgezocht dat jaarlijks door bedrijven in Amerika ruim anderhalf biljoen vellen papier worden afgedrukt. Een schril contrast met eerdergenoemde voorspelling.
Een goed voorbeeld van een branche waarin papier nog een belangrijke rol speelt is bijv. de Advocatie. Hier wordt met regelmaat het faxapparaat nog gebruikt om op een veilige en snelle manier documenten uit te wisselen.
De toekomst
Volgens een Amerikaanse analist waren in 2007 de hoogtijdagen van het papier. Sindsdien is er weer een dalende trend zichtbaar.
Dit is te danken aan een combinatie van de moderne technologie – denk hierbij aan smartphones, tablets en online diensten die samenwerking faciliteren, zoals bijv. Office 365 – en de nieuwe generatie de deze technologie (sneller) omarmt.
Al zullen we het dan niet in de nabije toekomst bereiken, het papierloos werken lijkt toch aan de verre horizon te gloren.
Facebook omarmt Office 365
CIO Facebook vertelt
In een gastartikel op het Microsoft Office 365 blog – het volledige (Engelse) artikel vindt u hier – vertelt Tim Campos (Chief Information Officer bij Facebook) waarom voor 365 is gekozen.
Men was op zoek naar een veilige en flexibele oplossing die de Facebook medewerkers in staat stelde om waar dan ook en vanaf nagenoeg ieder device effectief met elkaar te kunnen samenwerken, aldus de heer Campos.
Deze oplossing vond men in Office 365.
Mooi compliment
Een dergelijk verhaal is een mooi compliment voor de 365 services en zeker zo mooi is dat je ook van andere bekende namen – zoals bijv. Heinz en Louis Vuitton – vergelijkbare gastartikelen kunt terugvinden in de blogs. Voor de geïnteresseerden: men kan hier een totaaloverzicht vinden van dergelijke ‘Business cases’.
Skype Teams
Er ging al enige tijd rond dat Microsoft de communicatieservice Slack wilde overnemen. Nu is Microsoft ‘in plaats van’ begonnen met de ontwikkeling van een concurrerende communicatiedienst voor teams onder de noemer: Skype Teams.
De mogelijkheden
Deze applicatie biedt de mogelijkheid om verschillende chatrooms te maken waarin men met elkaar kan communiceren en werk kan delen. Bijvoorbeeld een Salesteam met chats voor ‘marketing’ en ‘presentaties’. In deze chatrooms kunnen de leden van het Salesteam berichten achterlaten, welke hier voor lange tijd terug te lezen blijven.
Daarnaast zal Skype Teams ook enkele bekende Skype functionaliteiten krijgen, zoals video-vergaderen en deze vergaderingen kun je op voorhand inplannen in je outlook agenda.
Het verschil
Veel van bovenstaande functionaliteiten zullen – aan hen die Slack al hebben gebruikt – bekend voorkomen. Waar Skype Teams zich in moet gaan onderscheiden is de integratie met de Office 365 diensten.
Wat te verwachten
De app wordt momenteel door Microsoft intern getest. Zodra deze fase is afgerond zou de app in preview moeten komen van de zakelijke Office 365 afnemers. Exacte data zijn nog niet bekend.
Het is wel de bedoeling dat tegen die tijd de app op zoveel mogelijk apparaten beschikbaar wordt. Momenteel staan er een web-app en apps voor Android, iOS en Windows Phone in de planning.
365 Groups: self service 365
Wat zijn Office 365 Groups
Het betreft hier een dienst waarmee 365 gebruikers zelf een plek kunnen creëren waar je als Team kunt werken. Dit gebeurt door de verschillende diensten van 365 als het ware aan elkaar te koppelen en beschikbaar te maken middels 1 overzichtelijke app.
Het resultaat is dat de teamleden op 1 plek toegang hebben tot een groeps-mailbox, agenda, ‘planner’ en documentopslag.
Zie ook ons eerdere artikel: Office 365 Groups
SharePoint Integratie
In de komende updates worden automatisch ‘Teamsites’ aangemaakt gekoppeld aan deze groepen. Zo heeft u naast de ‘OneDrive for Business’ documentopslag een extra opslaglocatie met meer mogelijkheden wat betreft inrichting en geavanceerde samenwerkingsmogelijkheden.
Ook de wijze waarop men de pagina’s binnen deze SharePoint ‘Teamsites’ kan aanpassen wordt vernieuwd. Het wordt een stuk intuïtiever, waardoor het inrichten van de pagina’s – op hoofdlijnen – ook door gebruikers kan worden gedaan.
Gasten uitnodigen
De andere update heeft betrekking op het uitnodigen van gasten binnen de ‘365 Groups’.
Met gasten wordt hier gedoeld op gebruikers buiten de organisatie. Waar het eerder alleen mogelijk was om personen binnen de organisatie uit te nodigen voor een ‘Group’ kunnen nu ook derden worden toegevoegd.
Deze krijgen dan een e-mail uitnodiging en de mogelijkheid om zichzelf in te schrijven met een Microsoft account. Vervolgens kunnen ze bij alle zaken geassocieerd met de betreffende ‘365 Group’.
Gebruiksvriendelijke totaaloplossing voor samenwerking
Mede dankzij de 365 Groups en de aangekondigde updates wordt het werken met 365 steeds intuïtiever.
CloudAlly: Bevio partner voor back-ups
De meeste van onze klanten zijn evenals wijzelf tevreden afnemers van de ‘Cloud to Cloud’ back-up diensten van CloudAlly. Bij deze informeren wij u nader over de voordelen van het back-uppen van uw Cloud data.
Dataverlies door menselijke fouten
In Office 365 wordt bijvoorbeeld uw SharePoint data geback-upt en verspreid over verschillende geografische locaties om maximale continuïteit te kunnen garanderen. ‘Waarom dan toch nog een extra back-up?’, vraagt u zich misschien af.
Stel een gebruiker verwijdert (per ongeluk) belangrijke data, dan is het – ondanks de vele aanwezige maatregelen – lastig en tijdrovend om de data terug te halen. Mocht dit pas na maanden worden ontdekt, is de kans groot dat de data definitief verloren is gegaan.
Om ook in dergelijke situaties weer snel bij uw gegevens te kunnen en alles weer ‘in de lucht’ te hebben, kunt u overwegen een partner in de arm te nemen die regelmatig een onafhankelijke back-up maakt van uw Cloud-data.
CloudAlly
CloudAlly biedt de mogelijkheid uw data dagelijks te back-uppen en indien nodig snel en eenvoudig een restore uit te voeren. Binnen Office 365 geldt dat niet alleen voor SharePoint en OneDrive data maar ook voor Exchange online.
Interesse?
Mocht u meer informatie willen over een dergelijke back-up oplossing, kunt u contact met ons opnemen.